10 recursos para gestionar mejor el tiempo

10 recursos para gestionar mejor el tiempo

Carlos Guillén Burguillos

03-03-2017

1. Aprovecha cada minuto del día

Planifica los momentos que vas a tener durante el día que te van a permitir llevar a cabo tareas que tengas que hacer. Por ejemplo, si sabes que al salir del trabajo tienes veinte minutos a pie hasta llegar a casa, aprovecha para realizar las llamadas siempre que puedas en este trayecto. Si no lo planificas, puede que cuando llegues a casa tengas que realizar una llamada y dejar de hacer otras cosas. WhatsApp y las redes sociales en general ocupan una parte considerable del día de muchas personas. Bien, mi recomendación es que les dediques el tiempo en los momentos más improductivos del día, como el momento de ir al servicio o mientras realizas un trayecto corto en transporte público. Otros momentos, aunque más breves, son los desplazamientos en ascensor, de camino a donde tengas aparcado el coche, etc.

2. Usa una agenda

No hay nada más recomendable que planificarlo todo y anotar absolutamente cada pequeña acción que tengamos que llevar a cabo. Para aprovechar bien el tiempo lo primero es organizarse, y qué mejor que con una agenda. Ya no se estilan tanto las clásicas de papel, sino que ahora están más de moda las digitales. Particularmente, me gusta mucho el Calendar de Google porque, además de visualizarlo cómodamente en el ordenador y en el teléfono móvil, puedes compartir eventos con otras personas, que los compartan contigo y dar de alta eventos de forma muy rápida. Utiliza la agenda para organizarte el día y aprovechar cada minuto.

3. Lista de tareas

Como complemento al uso de la agenda, es casi obligatorio que tengas un programa de listas de tareas. Anota todo lo que te venga a la cabeza. Tareas por hacer, ideas, aspectos que no debemos olvidar… Particularmente utilizo Keep de Google, aunque hay muchas otras aplicaciones para el móvil, como Remember the milk, que son muy útiles y funcionan a las mil maravillas. En este caso también es recomendable compartir las tareas que creamos convenientes con otras personas. El cerebro tiene una capacidad muy grande para retener información y es sano que lo ejercitemos, pero también es importante asegurar que no nos olvidamos de nada. Encontrar el equilibrio entre estos dos puntos de vista es genial.

 4. Céntrate en lo que estás haciendo

Cada vez se estila más, especialmente entre la gente joven, hacer varias cosas a la vez. Cuando estudian los adolescentes tienen de fondo música, a un lado de la mesa el móvil con el WhatsApp abierto y al otro lado la Tablet con las redes sociales a punto para no perder detalle. Hay que aprender a centrarnos en la tarea que estamos desarrollando. Evidentemente que algunas se realizan mejor con música de fondo porque hay personas (me incluyo) que la música nos ayuda a concentrarnos en aquello que estamos haciendo. Pero tampoco puede ser que nuestra mente esté pendiente de tantos frentes abiertos porque merma la concentración.

5. Busca la eficiencia

Ser eficiente significa obtener los mejores resultados con los mínimos recursos posibles. Y eso significa que cumplamos los objetivos que nos marquemos en el menor tiempo posible. Evidentemente que no puede ir en detrimento de hacer las cosas bien, pero hay que llevar las tareas al día y sacarlas adelante lo más rápido posible. Ser eficiente es, al fin y al cabo, la clave para gestionar de la mejor manera el tiempo.

6. Utiliza las nuevas tecnologías

Supongo que ya lo haces, pero te recuerdo que es muy importante utilizar las nuevas tecnologías para organizarte mejor. Antes hemos hablado de la importancia de utilizar una agenda y una aplicación de listas de tareas. Bien, hay muchas más aplicaciones (casi infinitas) para organizar otros aspectos de la vida. Por ejemplo, podemos realizar múltiples gestiones instantáneas desde nuestro teléfono móvil. Esto nos permite ser más rápidos y emplear menos tiempo en tareas rutinarias como consultar la cuenta bancaria, leer la prensa o estar al día de los resultados deportivos.

7. Márcate objetivos

Para ser eficiente siempre hay que marcarse unos objetivos claros. Por ejemplo, acabar una tarea determinada en los próximos tres días. Es aconsejable, además, que te impongas castigos cuando no cumplas con uno de los objetivos marcados. Por ejemplo, tomar una ducha fría, no cenar o no ver tu programa de televisión favorito. Lógicamente, se trata de privarnos a nosotros mismos de acciones que nos guste llevar a cabo.

8. Selecciona el entretenimiento

Entretenerse es muy saludable. Ver la televisión, jugar con los hijos, acudir a ver un partido de cualquier deporte, ir al bar a comer unas tapas… Está claro que vivimos para ser felices y que tenemos que entretenernos. Pero debemos seleccionar previamente a qué queremos dedicar más o menos tiempo. Hay que valorar por ejemplo si vale la pena ir a comer a un restaurante que está a dos horas de camino. Puede que saquemos mayor provecho, en cuanto al ahorro de tiempo y dinero y nos reporte mayor felicidad, si vamos a un restaurante más cercano que quizá es mejor incluso que el que queríamos ir que está más lejos.

9. Organiza una buena logística

Últimamente han sobrepasado todas las expectativas de crecimiento algunas empresas que basan gran parte de su éxito en la logística, como por ejemplo Amazon o Ikea. Las personas también tenemos que organizar la logística de forma eficiente. La elección del medio de transporte, de la hora que nos levantamos y nos vamos a dormir, de elegir el mejor camino para desplazarnos… Todo es importante y suma tiempo.

10. Vida sana

Por último, y no por ello menos importante, te aconsejo que lleves una vida sana. Come bien, duerme lo que toca y practica deporte regularmente. Para ser eficientes con el tiempo hay que ir descansados y rendir bien. Una persona que duerme poco no trabaja bien y, en definitiva, es posible que tarde más tiempo en realizar sus tareas. Como le sucede esto, al día siguiente se vuelve a ir a dormir tarde para acabar todos los quehaceres. Y es un pez que se muerde la cola.

¿Qué te parecen estos consejos? ¿Los practicas? ¿Piensas que alguno es útil y no le dabas la importancia que requiere? 

Curso relacionado: Gestión Administrativa | Preparación para pruebas libres

Profile picture for user Carlos Guillén Burguillos
Carlos Guillén Burguillos

Licenciado en ADE y en Economía. Máster en Educación y TIC. Profesor del área de empresa en varios centros. Impulsor de nuevos negocios. Apasionado del deporte, la música y la lectura.