Estrategias para organizar mejor la jornada laboral

Estrategias para organizar mejor la jornada laboral

Carlos Guillén Burguillos

02-06-2016

De dónde venimos, hacia dónde vamos

Numerosos estudios apuntan a que la productividad disminuye a medida que aumenta el número de horas trabajadas. Otros estudios apuntan a que la productividad no depende del volumen de horas. A menudo se critica, y con razón, la forma de trabajar en general en España. Según datos estadísticos, los trabajadores españoles son de los que se pasan más horas en el puesto de trabajo y en cuanto a productividad nos situamos en la cola de los países desarrollados, a nivel europeo solo por delante de Portugal y Polonia.

Cada vez nos estamos acostumbrando más a trabajar por proyectos y no por horas. En muchos puestos de trabajo, especialmente en el sector servicios, se trabaja por objetivos, y son muchos los trabajadores que sobrepasan las ocho horas contractuales diarias con creces. En España hay tradición de hacer la jornada laboral partida, trabajando tanto por la mañana como por la tarde. Pocos son los privilegiados, la mayoría trabajadores de las Administraciones Públicas, que pueden compactar su horario laboral. Ya ni los banqueros, que tradicionalmente acababan su jornada laboral a las 3 de la tarde. Actualmente, muchas entidades financieras abren por la tarde de cara al público, y muchas otras emplean a sus trabajadores por la tarde realizando una tarea más comercial. En otros países, por el contrario, es habitual compactar la jornada laboral y trabajar solo por la mañana o solo por la tarde.

Consejos prácticos para rendir más en el trabajo

Lo más importante no es hacer más horas, sino trabajar mejor. Y para ello hay que empezar por organizar nuestro trabajo. A continuación tienes unos consejos muy importantes para organizarse bien en el trabajo:

1. Planificación. Hay que planificar la mayor parte de nuestras tareas. La improvisación es enemiga de la productividad.  Por ejemplo, si un cartero planifica a primera hora la ruta que tiene que llevar a cabo, la puede diseñar en función de los paquetes grandes que tenga, del volumen de correo de una calle o de otra, etc. Si un día no tiene prácticamente de una calle, quizá puede cambiar ese día la ruta para ser más productivo. Si un repartidor de bebidas organiza el camión según el orden que llevará a cabo en la ruta, ganará tiempo y será también más productivo.

2. Uso de agenda. El uso de una agenda es muy importante para anotar cuándo tenemos una reunión, la visita de un cliente, la organización de un evento… o incluso para conciliar la vida laboral con la personal y familiar. El uso de las agendas electrónicas que nos ofrecen los teléfonos móviles es cada vez más habitual. Son más cómodas, más prácticas, se sincronizan con otros dispositivos, son más baratas… Además, podemos compartir agendas con otros compañeros. Por ejemplo, en mi trabajo convocan las reuniones mediante Google Calendar. Simplemente hay que compartir un calendario con las personas que queramos y agregar eventos que todas estas personas podrán consultar siempre de forma totalmente actualizada.

3. Listar las tareas. Existen aplicaciones, como Google Keep, que nos organizan las tareas que debemos realizar. En este caso, también se puede compartir la lista con otras personas. Para que no se nos olvide nada, siempre hay que tener a mano una lista con las tareas que debemos llevar a cabo próximamente. De esta manera, si de una reunión o por orden de nuestro superior, nos aparece una nueva actividad, la podremos anotar para que no se nos pase por alto.

4. Listar las tareas cíclicas. Hay tareas que se van repitiendo a diario, o semanalmente, o mensualmente… Cuando éste sea el caso, es muy recomendable tener una lista estándar con todas estas tareas y simplemente tachar las que se vayan realizando. Por ejemplo, una persona que se encarga de la limpieza de un centro comercial prácticamente cada día tiene las mismas rutinas: limpiar los cristales, barrer el suelo, fregar, asear los lavabos, reponer el papel, reponer las toallas de mano, reponer el jabón… Si tuviera una lista con todas las tareas que tiene que llevar a cabo se podría organizar mejor. Este consejo está dirigido especialmente a las personas que inician un nuevo trabajo, con el tiempo estas listas se interiorizan perfectamente.

5.  Organización del horario. Para ciertos trabajos es muy recomendable destinar franjas horarias a cada tarea para no perder la concentración y conseguir un rendimiento mayor. Por ejemplo, destinar un horario a realizar y recibir llamadas, otro a contestar correos electrónicos, otro a recibir a clientes, etc. De esta manera, no tendremos que parar y volver a empezar. Cuando contestas correos electrónicos en un momento puedes poner al día la bandeja de entrada, pero si vas contestando a ratos se tarda más en coger la dinámica.

6. Centrarse en el trabajo. Aunque haya una buena organización, si existen distracciones no conseguiremos una alta rentabilidad. Numerosos estudios apuntan a que la mayoría de gente actualmente en su trabajo consulta mediante el ordenador o el teléfono móvil las redes sociales, el correo electrónico, las vacaciones, las noticias… Todo este tiempo supone una bajada muy importante del rendimiento. Por ello, es recomendable dejar el móvil en otro sitio cuando estamos trabajando, a no ser que lo necesitemos para nuestro puesto, y hacer un esfuerzo por hacer un buen uso del ordenador. En muchas empresas es habitual que se prohíba el uso del teléfono móvil en el puesto de trabajo o que se instalen cortafuegos muy potentes para controlar el tráfico de Internet.

7. Dormir bien y comer correctamente. Aunque parezca menos importante, si queremos rendir en nuestro trabajo tenemos que dormir bien y cuidar la alimentación. No podemos comer grandes cantidades al mediodía ni dormir menos de siete horas. Tampoco es recomendable el consumo de alcohol ni de drogas si queremos rendir correctamente en nuestro trabajo.

Si sigues estos consejos seguro que mejoras tu rendimiento en el trabajo. ¿Ya aplicabas alguno? ¿Crees que te pueden ayudar a mejorar?

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Carlos Guillén Burguillos

Licenciado en ADE y en Economía. Máster en Educación y TIC. Profesor del área de empresa en varios centros. Impulsor de nuevos negocios. Apasionado del deporte, la música y la lectura.