Qué estudiar para ser secretaria

¿Qué estudiar para ser secretaria?

Alejandra Sánchez Yagüe

03-11-2021

Para ser secretaria es necesario tener conocimientos de mecanografía o, al menos, tener una velocidad al escribir textos o transcribir audios, y es recomendable tener conocimientos de taquigrafía o de otros sistemas de escritura rápida. También suele pedirse tener buen dominio del idioma inglés o de otros idiomas requeridos para el puesto. En cuanto a las habilidades blandas, se necesita tener un buen control del estrés, muy buenas habilidades de organización, de planificación, de gestión del tiempo y muy buenas habilidades interpersonales.

¿Qué estudiar para ser secretaria?

Lo primero que te aconsejo que estudies es inglés y, si es posible, otro idioma como el francés o el alemán. Si quieres trabajar en una Comunidad Autónoma en la cual se hable también un idioma distinto al español, será imprescindible que domines esa lengua, tanto a nivel hablado como escrito.

Además de esto, también tendrás que estudiar materias tales como administración y gestión de comunicaciones, gestión del tiempo, gestión y organización de la información y de los datos, presentación de la información, organización de eventos y reuniones, organización de viajes, o gestión y tratamiento de documentos, entre otras disciplinas que una secretaria debe manejar.

Sin embargo, hoy en día existen diferentes titulaciones específicas para poder desarrollarte en este puesto, como son los ciclos de Formación Profesional de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección o el ciclo de FP de Grado Medio en Gestión Administrativa.

También existen cursos específicos de secretariado de dirección, así como másteres y posgrados de secretariado de dirección.

Tipos de secretarias

El trabajo de secretaria es necesario en cualquier tipo de empresa y organización, pues toda multinacional, PYME, despacho de abogados, gestoría, consultorio de médicos, hospitales o administraciones públicas necesitan una secretaria para poder funcionar.

Las secretarias tienen un amplio abanico de conocimientos que les permiten dedicarse a la organización del trabajo y a la administración de los gastos, viajes y agendas.

Hay diferentes tipos de secretarias, los cuales te detallo a continuación:

  • Secretaria de dirección

Los directivos necesitan siempre de la ayuda de una secretaria y es esta la que gestiona sus agendas, revisa y gestiona los documentos de los diferentes departamentos de la empresa, prepara o revisa la documentación y power points de las presentaciones de los directivos. También organizan su tiempo y espacio de trabajo, sus viajes, reuniones y se ocupan de recibir a las personas que vienen a las reuniones con el director.

  • Secretaria de alta dirección

Otro tipo que existe de secretaria es el de alta dirección. Su trabajo es muy similar al de la secretaria de dirección, pero su rol en la comunicación con el resto de los departamentos de la empresa es todavía más importante que en el de las secretarias de dirección. Su trabajo es especialmente exigente en cuanto a llevar la agenda de los altos directivos, pues son las gestoras de sus reuniones, recordándoles las citas importantes, encargándose de organizar sus viajes, vuelos, hoteles o lugares de las reuniones, entre otras funciones. Estas profesionales deben tener un absoluto dominio de las herramientas informáticas, así como de las redes sociales, además de ser capaces de trabajar de forma independiente, ser proactivas y resolutivas y ser capaces de liderar las agendas apretadas de los CEO de alta dirección.

  • Secretaria de gerencia

En las PYMES es frecuente que el gerente cuente con la ayuda de una secretaria. En estos casos, sus funciones son las mismas que en los casos anteriores, pero lo hacen respecto al gerente de la empresa y abarcan toda la gestión de la gerencia de la empresa. A veces también asumen la comunicación con proveedores y clientes, así como controlar los requisitos legales que tenga que cumplir la empresa. También se suele encargar del envío de informes periódicos al gerente para informarle de diferentes aspectos de importancia de la empresa.

En cualquier caso, ya se trate de una secretaria de dirección, de alta dirección o de gerencia, esta es una profesión con mucho futuro y respecto a la cual hay muchas ofertas de trabajo. Si quieres saber más acerca de este tema, te aconsejo que leas acerca del porqué estudiar gestión administrativa es un valor seguro.

También ampliarás tus conocimientos si te matriculas en el Curso de FP de Grado Medio en Gestión Administrativa de Ceac.

Una vez has leído este artículo, ¿quieres compartir con nosotros alguna duda o pregunta que tengas? Estaremos encantados de leerte y de resolver tus preguntas o dudas al respecto. Si estás pensándote mucho lo de inscribirte en unos estudios que te capaciten para poder trabajar en un futuro como secretaria, mi consejo es que no procastines más y te inscribas ya en el curso de FP de Grado Medio en Gestión Administrativa de Ceac.

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Alejandra Sánchez Yagüe

Directora de Mindtraining. Abogada, coach co-activa certificada profesional (PCC) y profesora invitada de la Universidad de Barcelona, Pompeu Fabra y UDIMA.

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