Qué hace un Auxiliar Administrativo: sus funciones

Los auxiliares administrativos son profesionales esenciales y con presencia en empresas de todos los sectores y magnitudes. Sin embargo, muchas personas desconocen con exactitud a qué se dedican y en qué actividades invierten sus jornadas de trabajo. En el artículo de hoy vamos a conocer todas las funciones de auxiliar administrativo.

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Las funciones que realiza un auxiliar administrativo

Las numerosas funciones de un auxiliar administrativo hacen que este sea un perfil necesario para el correcto funcionamiento de las organizaciones. Además, su carácter polivalente hace que pueda trabajar tanto en la administración pública, dentro de sus diferentes instituciones, como en empresas privadas, despachos, oficinas, consultorías o asesorías, e incluso en pequeños negocios.

Los auxiliares administrativos son profesionales muy demandados por su capacidad para asumir tareas variadas. Esto quiere decir que son capaces de ejercer funciones que abarcan desde aspectos contables y financieros hasta actividades de organización o de atención al público.

Las formas de acceder a un puesto de trabajo como auxiliar administrativo son diversas, siendo la de opositar una de las más frecuentes. Sin embargo, la competencia en estos procesos de selección suele ser elevada, así como también la exigencia. Algo similar ocurre con los estudios universitarios en la rama administrativa, que tienen una duración más extensa y un carácter mucho más teórico.

Por lo tanto, la opción más directa para adentrarse en este sector profesional es, sin duda, realizar el Ciclo de Grado Medio en Gestión Administrativa. Las ventajas de este tipo de formaciones son su carácter práctico y enfocado a la realidad de la profesión, así como también su duración y coste menos elevados.

Además, durante este ciclo formativo, los titulados aprenden a realizar todas y cada unas de las funciones de un auxiliar administrativo, teniendo la oportunidad de adquirir conocimientos teóricos y ponerlos en práctica con ejercicios, supuestos, proyectos e incluso mediante el trabajo real en empresas del sector, con el módulo de FCT.

Algunas de las funciones que aprenderás a realizar si te decides por seguir esta vía formativa son las siguientes:

Preparar, redactar y tramitar documentos

Cuando se habla sobre las funciones de auxiliares administrativos, una de las imágenes que primero se vienen a la mente es la de profesionales encargados de redactar documentos y gestionar su correcta tramitación. Efectivamente, esta es una de las tareas a las que más tiempo dedican estos perfiles, ocupando buena parte de su jornada.

Dentro de la gestión de estos documentos se abarca también su archivado, clasificación y categorización. Una de sus principales misiones es registrar correctamente cada nuevo documento generado y asegurarse de que cualquier trabajador de la empresa —siempre que cuente con la autorización pertinente— sea capaz de acceder a ellos con facilidad.

Asumir tareas de contabilidad

También es habitual que los auxiliares administrativos asuman tareas de contabilidad o relacionados con los aspectos financieros y contables de la empresa. Por ejemplo, pueden encargarse de gestionar facturas, calcular costes, tramitar nóminas o asegurarse de que se realiza el correcto pago de impuestos o cotizaciones.

Organizar la agenda del equipo directivo o jefe de departamento

Algunas empresas cuentan con profesionales especializados en este tipo de tareas, como secretarias/os o asistentes personales. No obstante, también es común que los auxiliares administrativos asuman la tarea de organizar la agenda de actividades, citas o reuniones de personas de responsabilidad de la empresa. Por ejemplo, de los miembros del equipo directivo o los responsables del departamento de administración.

De esta función del auxiliar administrativo se deriva la necesidad de tener grandes dotes organizativas, atención a los detalles y mucha puntualidad. Por ello, son habilidades requeridas a menudo en las ofertas de empleo para ocupar estos puestos de trabajo.

Atender y realizar envíos, entregas y otras tareas de mensajería

Una actividad que forma parte del día a día de muchos auxiliares administrativos es la recogida de envíos y correspondencia, su correcto almacenamiento y, en algunos casos, la entrega en los departamentos correspondientes.

Como complemento de estas funciones de auxiliar administrativo, también puede asumir la tarea de comunicar a los profesionales de otros departamentos información que pueda resultarles de utilidad. Por ejemplo, puede encargarse de informar a los trabajadores de cambios en las agendas de trabajo o de novedades sobre la empresa que puedan tener repercusiones globales. Este tipo de comunicados pueden hacerse por diversas vías: generalmente, en reuniones o mediante envíos internos.

Otras funciones de auxiliar administrativo: la atención al público

No ocurre en todas las empresas, ya que algunas cuentan con su propio departamento de atención a los clientes; sin embargo, en muchos casos, una de las funciones del auxiliar administrativo es atender al público en general a través de las vías habituales. Es decir, por teléfono, correo electrónico, a través de los formularios de la página web o de manera presencial.

Por este motivo, resulta imprescindible que este profesional esté acostumbrado a trabajar de cara al público, sienta la voluntad de ayudar a las personas a resolver problemas y gestionar trámites, tenga carisma y sepa mantener una actitud cordial en todo momento.

¿Se puede acceder a unas oposiciones con una titulación de FP?

Sí, con una titulación de Formación Profesional (100% oficial) de Grado Medio en Gestión Administrativa, es posible acceder a oposiciones para puestos como el de Auxiliar Administrativo. La formación adquirida en este ciclo proporciona los conocimientos necesarios para desempeñar las funciones requeridas en el puesto. Además, la titulación oficial es valorada y aceptada en muchos procesos selectivos de la administración pública.

Puedes optar a participar en las oposiciones del Grupo C, donde se cuadran los funcionarios de Administración. Por ejemplo, en el Grupo funcionariado C2 están las personas que trabajan como Auxiliar Administrativo del Estado y Auxiliar Administrativo en las Corporaciones Locales. Puedes trabajar para la administración central, pero también para las los ayuntamientos.

¡Especialízate como auxiliar administrativo con la FP de Gestión Administrativa!

Como has podido comprobar en este artículo, las responsabilidades de los auxiliares administrativos son numerosas y pueden variar según la empresa para la que trabajen. Si te interesa ejercer todas las funciones de auxiliar administrativo y disfrutar de las ventajas de esta profesión, la vía más directa para conseguirlo es hacerte con una titulación oficial de FP.

En CEAC Formación Profesional Oficial podrás cursar de manera presencial, en nuestros centros de Madrid y Barcelona, la FP de Grado Medio en Gestión Administrativa. El estudio se basará en nuestra metodología Learning by Doing, que combina los conocimientos teóricos más completos con la práctica profesional. Además, estarás acompañado/a en todo momento por un equipo docente compuesto por profesionales especializados.

Al completar esta formación recibirás el título oficial de la FP: un título homologado por el Ministerio de Educación y Formación Profesional con validez en todo el territorio nacional. ¡Podrás trabajar como auxiliar administrativo en cualquier lugar de España!

Y, en caso de que tengas dificultades para desplazarte a un centro de formación a diario o necesites una mayor flexibilidad, puedes cursar la FP Grado Medio en Gestión Administrativa a distancia. O bien presentarte mediante las Pruebas Libres del Grado en Gestión Administrativa.

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