Cómo llevar un registro contable de la actividad comercial

Como gerentes de una empresa o como directivos es fundamental monitorizar los resultados que vamos obteniendo comparándolos con datos de referencia de otros periodos, con datos de la competencia para saber si estamos consiguiendo buenos avances. Una parte esencial para llevar ese control es a través del registro contable, que nos permitirá tener un registro de los recursos empleados así como las vías de financiación empleadas.

¿Qué es el registro contable?

Cuando hablamos de registro contable a nivel empresarial nos solemos referir a los apuntes contables o asientos contables, es decir, las anotaciones que se realizan en los libros de contabilidad para registrar todos los movimientos económicos de la compañía. Estos movimientos lógicamente reflejan los ingresos pero también las salidas de dinero. En el primer caso, las entradas de dinero o patrimonio las reflejamos en el haber, mientras que las salidas de dinero las reflejamos en el debe.

Como norma general, los registros contables se reflejan tanto en al Activo como en el Pasivo y ello hace que el importe total del activo siempre es igual al importe total del pasivo. Esto ocurre porque los apuntes contables implican un impacto tanto en el activo como en el pasivo.

Los registros contables se enmarcan dentro de los libros contables oficiales que toda sociedad mercantil debe llevar  y mantener actualizados. Por un lado encontramos el Libro diario, y por otro el Libro de inventarios y Cuentas anuales.

En el Libro diario, que se elabora de forma anual, se actualiza de forma diaria con todos los movimientos relacionados con la actividad económica. El primer registro que figura es el inicial en el que se refleja el punto de inicio de esa empresa en el año. Se va actualizando día a día a través de los registros contables y se finaliza con el asiento final en el que se refleja la situación de cierre de la empresa en ese año.

El Libro de Inventarios se actualiza como mínimo de forma trimestral y en él se reflejan las sumas y saldos de los balances así como el inventario de cierre del año.

Finalmente, las Cuentas Anuales están compuestas por diferentes informes contables: el balance de situación (muestra la situación económica y financiera de la empresa), la cuenta de pérdidas y ganancias (informa de los resultados de una compañía a través del registro de ingresos y gastos), el estado de cambio de patrimonio neto (complementa la información del balance) y la memoria anual (aporta datos complementarios no detallados en los informes anteriores).

Aspectos clave de la contabilidad de la actividad comercial

Como hemos visto en la explicación de los registros contables, en ellos se reflejan las operaciones económicas de la empresa y lógicamente las actividades comerciales son una de ellas. Entendemos por actividad económica todas aquellas actividades que realizamos en una empresa con un objetivo comercial y que a su vez tienen un objetivo de generación de ingresos.

El hecho de llevar un registro contable de los movimientos económicos nos permite varios beneficios como tener una imagen clara de la situación financiera de la compañía, registrar a nivel histórico todas las operaciones que nos generan ingresos y gastos, y poder anticipar necesidades a futuro. Esto es muy importante ya que a en todo momento es necesario saber el stock de productos que tenemos, las cuentas pendientes de cobrar de clientes, la deuda que tenemos con los proveedores, la cantidad de devoluciones, etc.

Para realizar este registro contable de las actividades comerciales podemos realizarlo de forma manual o bien a través de sistemas electrónicos de contabilidad vía software que lógicamente facilita el trabajo y hace que la contabilidad sea más eficiente. Los registros comerciales se realizan, al igual que el resto de registros económicos, en las denominadas cuentas. Para ello, podemos diferencias cuentas: las cuentas de activos y las cuentas de pasivo.

Las cuentas de activo aumentan a través de los asientos que en el debe y disminuyen su valor a través de los asientos en el haber. En cambio las cuentas del pasivo disminuyen de valor con los apuntes en el debe y se hace más positivo con las anotaciones en el haber.

Existen diferentes asientos sobre ventas y que es importante que conozcamos. Mencionamos algunos de los más comunes relacionados con la actividad comercial detallados en el Plan General Contable:

• Anticipos de clientes
• Clientes de dudoso cobro
• Descuento por pronto pago (el asiento variará en función de si se realiza dentro de la factura o fuera de ésta)
• Rappels sobre ventas
• Devolución de ventas
• Venta de mercaderías al contado
• Venta de mercaderías (en este caso el asiento también varía dependiendo de si el pago se realiza mediante efectos comerciales o mediante una entidad bancaria).

¿Tienes conocimientos de contabilidad? ¿Conocías los diferentes informes que configuran los libros contables? ¿Qué otros beneficios crees que tienen los registros contables en relación a las ventas? Te animamos a compartir tu opinión en este post.

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