Aplicaciones informáticas en contabilidad: ventajas e inconvenientes
Para una empresa o un autónomo, llevar bien la contabilidad es tan importante como complicado. Cifras por todas partes, decimales, porcentajes, impuestos… No todo el mundo está dispuesto a controlar sus ingresos, gastos y tributos en persona, pero es algo fundamental. La buena noticia es que hay profesionales y gestorías que se encargan de ello, y en las últimas décadas las aplicaciones informáticas en contabilidad han facilitado muchísimo su trabajo. Descubre cuáles son las más empleadas, dónde y cómo aprender a utilizarlas y cuáles son sus pros y sus contras.
¿Qué son las aplicaciones informáticas en contabilidad?
Pues exactamente lo que indica su nombre. Son programas (es decir, software informático) que gestionan los ingresos, gastos y movimientos contables de las cuentas de empresa o de los profesionales. Por tanto, si estás interesado en estudiar un Grado Superior de FP en Administración y Finanzas o un Grado Medio en Gestión Administrativa estas herramientas formarán parte de tu formación desde el minuto uno. Lejos quedan los “libracos” de cuentas que rellenaban a mano los sufridos contables no hace tanto tiempo… Hoy, estas aplicaciones hacen más sencilla, funcional y segura la gestión contable de los negocios.
En general, podríamos decir que la contabilidad es el proceso empleado para registrar, contabilizar, analizar y archivar todas las operaciones financieras de una empresa o profesional. Los técnicos en Administración y Finanzas o Gestión Administrativa meten todos los movimientos de dinero (cobros de facturas, pagos a proveedores, recibos, nóminas, seguros, compras…) en distintas aplicaciones informáticas para contabilidad, y el software se encarga de obtener los totales, calcular los porcentajes a ingresar de los impuestos y generar informes de beneficios.
A día de hoy, en lugar de hablar de “contabilidad” se habla de gestión y facturación. El software empleado para esos procesos puede ser de distintos tipos. Por un lado, existen aplicaciones gratuitas online bastante interesantes, que para una contabilidad básica (por ejemplo, la de un autónomo con dos o tres clientes) pueden ser suficientes. Pero como técnico, lo normal es que trabajes con programas de pago que pueden ser de instalación local (au premise) o alojado en la nube (cloud). Estos últimos tienen una gran ventaja: se pueden utilizar desde cualquier lugar, lo que los hace perfectos para el teletrabajo.
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Ventajas e inconvenientes (sí, también los tienen)
Teniendo en cuenta lo dicho hasta ahora, está claro que las aplicaciones informáticas en contabilidad tienen muchas ventajas. Estas son las más evidentes:
- Seguridad. Los programas hacen innecesario el uso de la calculadora o las hojas de cálculo y evitan errores humanos. El propio software lee las facturas virtuales y mete los datos en su sistema, generando documentos sin un solo fallo y con distintos sistemas de verificación.
- Rapidez. En lugar de tener que meter las cifras una por una y repasarlas varias veces, muchas de estas aplicaciones hacen posible escanear o fotografiar los recibos, facturas y tickets impresos con el móvil, leyendo después los datos. ¡Impresionante! Y por supuesto, hacen cálculos, informes y facturas.
- Fiabilidad. A la hora de pagar impuestos, por ejemplo, estos programas son una garantía fiable de que la empresa o el profesional no está dejando de cumplir ni una sola de sus obligaciones fiscales.
- Ahorro de costes. Al evitar fallos humanos y hacer los procesos más ágiles, las horas de trabajo se reducen. Esto implica un importante ahorro en recursos y consumo energético.
- Adaptabilidad. Las apps para contabilidad se pueden adaptar a las necesidades de cada usuario. Muchas empresas crean programas personalizados para los negocios que mejoran considerablemente su rendimiento.
- Facilidad de manejo. Estas aplicaciones no suelen ser complicadas de dominar, ya que están diseñadas para facilitar los procesos al máximo. Durante tu formación aprenderás a utilizar algunas de ellas, pero es más que probable que en tu periodo de prácticas aprendas mucho más sobre su uso.
Las ventajas están claras, ¿verdad? Pues ahora, vamos con los “contras”. Ojo: aunque sí que pueden presentar algún inconveniente que otro, a día de hoy ya nadie duda que el uso de este software es fundamental para cualquier empresa o profesional. De hecho, aunque muchos autónomos no lo emplean, las gestorías que contratan para la gestión de sus finanzas sí los utilizan.
- Precio. Las aplicaciones informáticas para contabilidad de pago pueden alcanzar precios muy elevados, sobre todo cuando las empresas son grandes y el volumen de sus operaciones financieras es alto. Pero merece la pena pagarlo: las más costosas ofrecen altísimos niveles de seguridad y fiabilidad.
- Riesgo de pérdida de datos. Aunque no es nada frecuente, sí puede suceder que un virus o un hacker ataquen a las empresas que proporcionan estos servicios, con el riesgo de que los datos almacenados desaparezcan. Sin embargo, los programas realizan constantemente copias de seguridad, por lo que es un riesgo prácticamente inexistente.
- Riesgo de fugas de información. De nuevo, el riesgo de que la información confidencial sobre los movimientos financieros de una empresa se haga pública (o llegue a interlocutores no deseados) es muy bajo. ¡Pero no sería la primera vez!
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