Secretario/a de alta dirección: ¿Cuáles son sus funciones?

La organización es clave para que una empresa dé sus frutos y, para que esta exista, la compañía necesita de profesionales que se encarguen de ella. En este artículo vamos a hablarte de la importancia que tienen las funciones del secretario/a de alta dirección. ¡Quédate a leer!

Este puesto es uno de los más interesantes en el ámbito de la administración de empresas. Un perfil versátil y muy solicitado en el mercado laboral.

Las tareas cotidianas de una secretaria de dirección

Para que una iniciativa progrese necesita unas directrices a seguir y un cierto orden. Las funciones de un secretario/a de alta dirección son fundamentales para organizar y ordenar equipos, reuniones o eventos, y son clave para que una empresa pueda crecer. 

Como secretario/a de alta dirección realizarás tareas de gestión y control de reuniones, eventos y equipos

Si te interesa mucho el mundo administrativo, pero aún no sabes dónde puede encajar tu perfil, te informamos sobre qué tareas que realiza el secretario de alta dirección en sus jornadas laborales. ¡Vamos!

• Punto de contacto: este perfil profesional se encarga de atender a las llamadas telefónicas, correos electrónicos, así como al correo postal que llegue a la oficina. 
• Atención al público: en ocasiones estos expertos tendrán que tratar con usuarios/as que acudan a la empresa para resolver cuestiones diversas.
• Comunicación con departamentos: otra de las funciones de un secretario/a de alta dirección es establecer un canal de comunicación fluida con los responsables de las diferentes áreas de la empresa. De este modo, todo el equipo que compone la compañía estará informado sobre las últimas novedades. Serán en este caso una especie de puente entre los directivos de la empresa y los trabajadores. 
• Gestión de encuentros y viajes: los altos cargos de una empresa viajan en muchas ocasiones para establecer contacto con nuevos clientes o promocionar sus servicios. Los secretarios/as de alta dirección se encargan en estos casos de gestionar todo lo relacionado con este tipo de desplazamientos: hotel, transporte, itinerario y reuniones, así como otros asuntos que puedan surgir. 
• Supervisión del trabajo de los empleados para informar de posibles fallos y su solución. 
• Realizar una labor de gestión documental. Dentro de este trabajo, puede encontrarse la revisión de elementos como puede ser alguna presentación que se vaya a realizar en una reunión, comprobando que no hay ningún error en ella. 
• Gestión de tiempo: dentro de estas tareas de control y organización, el secretario/a tendrá que saber manejar el tiempo que disponen los directivos de la empresa para realizar sus diferentes tareas y no sobrecargarlos. 
• Análisis de objetivos: capacidad para analizar si se están consiguiendo las metas establecidas en un inicio o si, por el contrario, es necesario cambiar el modelo de gestión establecido. 
• Agenda: recordar a su superior su agenda. Esta tarea ha de hacerse de forma diaria. 

Como puede observar, las tareas diarias de este oficio se centran en la asistencia integral al organismo que dirige la empresa para que esta puedan ejercer sus funciones de forma coordinada.

Todo secretario deberá dominar las plataformas digitales oportunas para realizar su trabajo

Para desempeñar estas funciones, este profesional necesita dominar las últimas tecnologías. Ten en cuenta de que estamos en un proceso de digitalización mundial. Cada vez son más las compañías que adaptan sus mecánicas al uso de estas herramientas digitales, por lo tanto, necesitarás controlar los programas usados en el oficio. 

¿Cuáles son las cualidades de un secretario/a de alta dirección?

El secretario/a de dirección es uno de los puestos de trabajo relacionados con la administración empresarial más demandados a nivel profesional. Por este motivo, en CEAC queremos formarte a través de un buen temario. ¡Conoce las asignaturas de asistencia a la dirección que vas a encontrarte!

La formación es vital, pero también es importante que conozcas las capacidades y características que todo buen profesional de este departamento administrativo debería tener. ¡Apunta!

• Anticipación: todo buen secretario tiene que ser un poco vidente. Adelantarte a las necesidades que pueda tener el equipo directivo es un plus para que el trabajo fluya más rápido. 
• Capacidad organizativa: para llevar la agenda de otra persona, necesitarás contar con grandes habilidades organizativas. Además, ten en cuenta que vas a manejar gran cantidad de papeleo y, por lo tanto, es fundamental que seas una persona ordenada. Tendrás que ser mejor amigo/a de los planificadores, ¡porque te van a hacer falta!
• Empatía y amabilidad: realmente estas cualidades deberían estar bien presentes en cualquier puesto de trabajo, pero en este caso aún más sabiendo que vas a tener que hacer en muchas ocasiones de relaciones públicas. 
• Habilidades comunicativas: de ti va a depender la buena conexión entre departamentos. Para que esta sea dinámica y óptima necesitarás trasladar tus ideas y las órdenes que den tus superiores de forma clara, con precisión, para que todo el mundo entienda. 
• Positividad: tener una buena actitud, buscar soluciones a los posibles problemas y mantenerte siempre activa te ayudará a manejarte en un puesto como este, en el que puede haber momentos de incertidumbre o surgir imprevistos. 

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1. Las tareas cotidianas de una secretaria de dirección
2. ¿Cuáles son las cualidades de un secretario/a de alta dirección?
3. ¡Conviértete secretaria de dirección con una FP Oficial!