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Funciones de Auxiliar Administrativo del Estado

Oposiciones Auxiliar Administrativo del Estado
Funciones de Auxiliar Administrativo del Estado

Escrito por Natalia Porca Rodríguez

¿Estás pensando en preparar una oposición estatal, pero no sabes cuál escoger? La oferta de plazas, su carácter estatal, la continua incorporación de funcionarios en las categorías administrativas del Estado hacen que las oposiciones a Auxiliar Administrativo sean una buena opción para tu estabilidad laboral. 

En CEAC Oposiciones te recomendamos prepararte para ser funcionario público en la Administración Pública del Estado, y así obtener un puesto fijo de empleo. Supera las Oposiciones para Auxiliar Administrativo del Estado aprendiendo con el Método Avanza.  

¿Qué tareas realiza un Auxiliar Administrativo del Estado?

Si tienes en mente preparar una oposición, es probable que ya sepas que una vez obtenida la plaza serás un empleado público. En el caso de Auxiliar Administrativo del Estado se trata de una puesto de funcionario, en concreto del Grupo C, subgrupo 2. ¿Qué quiere decir esto? Pues que, entre otros motivos, para poder acceder a la oposición correspondiente solo es necesario tener el título de Graduado en ESO (Educación Secundaria Obligatoria). 

El cuerpo de Auxiliares Administrativos forman parte de la base organizativa de la administración así que sus tareas y funciones son fundamentales para el funcionamiento de la administración y gestión pública. Generalmente, realizan tareas auxiliares o de apoyo, compartidas en todas las entidades del sector público, como las siguientes: 

  • Atención al público
  • Tareas mecanográficas y entrada de datos
  • Actualización de archivos
  • Contabilidad básica
  • Funciones archivísticas y registros
  • Ayuda en la tramitación de expedientes e informes
  • Solución de problemas e incidencias leves
  • Redacción de documentos
  • Realización de fotocopias y escaneos
  • Envíos de mails
  • Gestionar envíos y recepción de correo convencional
  • Gestionar calendarios y reuniones

Todas estas funciones pueden variar en función de la entidad u órgano de gestión en el que se obtenga la plaza. Además, este puesto existe en la gran mayoría de entidades del sector público y en todas las Comunidades Autónomas, ¡no solo en la Administración del Estado! Por lo que las funciones también variarán en función del tipo de auxiliar: 

  • Auxiliar Administrativo del Estado
  • Funcionarios específicos en cada Comunidad Autónoma
  • Auxiliares Administrativos de Corporaciones Locales
  • Auxiliares Administrativos de Universidades Públicas

Tenemos que tener en cuenta también las características concretas del departamento para el que trabaje el auxiliar administrativo. Pero, nos centraremos en detallar las funciones generales del Auxiliar Administrativo, ¡sigue leyendo! 

Funciones de atención al público 

El trato con quienes acudan a realizar diferentes trámites en cualquier organismo público es una tarea típica de los auxiliares administrativos. Por lo que este funcionario deberá tener cualidades y habilidades comunicativas para facilitar un trato amable y conocimientos de su entorno de trabajo para solventar cualquier duda o gestión de una forma ágil y eficaz. 

Esta atención puede ser tanto presencial como telefónico como online, así que tener conocimientos básicos de herramientas informáticas es una característica esencial en este puesto de trabajo. Normalmente, proporcionan información sobre horarios, plazos, requisitos, convocatorias o trámites vinculados con el departamento en que trabajen. 

Mecanografía y entrada de datos

Aunque se siga denominando este conjunto de tareas como “mecanografía”, ¡no significa que el auxiliar tenga que mecanografiar a máquina de escribir! Pero sí tendrá que hacerse cargo de la correcta redacción de documentos y su almacenaje en bases de datos informáticas, tanto de documentos internos como de tramitaciones. Una tarea frecuente es lo que se denomina registros de entrada, es decir, trasladar la información principal de un documento a la base de datos del registro para así facilitar su búsqueda. 

Funciones archivísticas y registros

Muy vinculada con la anterior tarea, el auxiliar administrativo debe saber localizar documentos, tanto en físico como en papel, fotocopiarlos y escanearlos. Aunque sea una función más frecuente para expertos en archivística y documentación, un auxiliar debe tener un control eficaz de la documentación con la que trabaja habitualmente. 

Gestionar y tramitar expedientes

La gestión y tramitación de expedientes varía en función del departamento del que forme parte el funcionario, pero un auxiliar colaborará en la gestión de expedientes realizando algunas de las tareas anteriores como búsqueda de trámites o registros de entrada. 

Tares de contabilidad

Esta tarea está muy relacionada con departamentos que tratan documentación financiera como áreas de personal, nóminas, recursos humanos, recaudación o tesorería. Serán siempre tareas secundarias bajo la supervisión de administrativos o funcionarios correspondientes. 

Tareas de agenda

Coordinar agendas, crear calendarios y gestionar reuniones pueden ser también funciones que realice un auxiliar administrativo especialmente en departamentos que traten diariamente con tareas de protocolo, secretariado gestiones de personal. 

Tareas administrativas de apoyo 

Como vimos al inicio del artículo, son muchas las pequeñas tareas, dependiendo del departamento, que puede realizar un Auxiliar Administrativo, ya que se trata principalmente de un puesto de apoyo para el funcionariado. Por ejemplo, en departamentos con poco personal, es frecuente que este auxiliar se encargue también del registro de llegada, salidas y ausencias del personal. 

Una de las ventajas que ofrece la plaza de Auxiliar Administrativo del Estado es la opción de promoción interna, puesto que una vez dentro del cuerpo de funcionarios podrás participar en procesos de promoción interna con los que optar a puestos superiores. Esta vía de ascenso tiene una serie de plazas reservadas por convocatoria para quienes ya son funcionarios. 

Ahora que ya sabes más sobre las tareas que realiza diariamente un Auxiliar Administrativo del Estado, ¡consigue tu plaza!

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