Ayudante de oficina. ¿Cuáles son sus funciones?

El ayudante de oficina cumple un papel esencial en el correcto funcionamiento de la empresa. Este profesional es aquel que da soporte administrativo en las tareas de la empresa, y puede trabajar tanto en la empresa privada como en el sector público.

En el mundo laboral, como ayudante de oficina, tus tareas serán numerosas y variadas. Si quieres saber cuáles serán tus funciones principales, ¡sigue leyendo!

¿Qué necesito estudiar para convertirme en Ayudante de oficina?

Para convertirte en un ayudante de oficina es recomendable formarte con el ciclo formativo de Grado Medio en Gestión Administrativa. En CEAC Formación Profesional, te damos la opción de cursar este grado medio tanto en nuestro centro de Madrid como en el centro de Barcelona. Sin embargo, si prefieres preparar el grado desde la comodidad de tu casa, existe la opción de estudiar las Pruebas Libres del FP técnico en Gestión Administrativa y presentarte después a las pruebas oficiales para obtener el título.

Con nuestra metodología Learning by Doing, aprenderás a través de la práctica. Desde el primer día, estarás realizando ejercicios prácticos y aprendiendo en escenarios que simulan el mundo empresarial real que te ayudarán a desarrollar todas las habilidades necesarias para poder incorporarte al mundo laboral con éxito.

Somos lo que buscas
¡Visita nuestros centros y compruébalo tú mismo/a! 

Pide tu cita ahora

Funciones del Ayudante de Oficina

Si estás convencido de que quieres estudiar el ciclo formativo de Grado Medio en Gestión Administrativa, pero no sabes cuáles son las funciones específicas del ayudante de oficina, aquí te vamos a explicar algunas de las tareas más relevantes que realiza en el día a día.

Gestionar llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes

En el puesto de ayudante de oficina, te encargarás de gestionar las comunicaciones de tu empresa entre departamento y personas externas, para que estas sean rápidas y efectivas. En muchas ocasiones el ayudante de oficina será el vínculo principal con clientes externos a la empresa.

Redactar, revisar y distribuir documentos

Como parte de tus funciones estarás a cargo de la redacción de documentos, así como la revisión de otros ya redactados, y también, serás el encargado de la distribución de aquellos documentos externos que reciba la empresa. Como ayudante de oficina, deberás encargarte de que dichos documentos lleguen al departamento correspondiente.

Calcular salarios, impuestos y demás

En muchas ocasiones el ayudante de oficina ayuda al personal del departamento de recursos humanos, por eso deberá conocer el procedimiento de calcular salarios, bajas, impuestos, etc.

Control del stock de la oficina y recepción de paquetes

Como ayudante de oficina deberás asegurarte de que los materiales que se necesitan para el día a día estén disponibles para los empleados. Además, serás el encargado de realizar los pedidos y recibirlos una vez lleguen a la empresa. También deberás solicitar suministros de material e impulsar el buen funcionamiento de la oficina, acordando el mantenimiento de los equipos tecnológicos.

Qué cualidades debe tener un Ayudante de oficina

Si quieres convertirte en un ayudante de Oficina, deberás tener determinadas habilidades y conocimientos que te permitan realizar tu trabajo de forma eficiente. Algunas de las cualidades que deberás tener son:

• Organización: En este puesto, se manejan una gran cantidad de documentos, por lo que es esencial ser extremadamente organizado, para evitar que se pasen plazos importantes.
• Capacidades comunicativas: ser un gran comunicador es indispensable para un puesto de trabajo que requiere estar en contacto constante con numerosas personas. En el caso del ayudante de oficina, este estará en contacto tanto con los empleados de la empresa como con los clientes y proveedores.
• Solución de problemas: Un buen ayudante de oficina tendrá grandes capacidades analíticas y resolutivas. Deberá estar al tanto de lo que pasa en la oficina y saber solucionar los inconvenientes que puedan ir surgiendo lo más rápido posible para evitar un retraso en las tareas diarias de la empresa.

En el caso de las habilidades ofimáticas, será esencial que tengas conocimiento de Microsoft Office, un paquete esencial en cualquier oficina, además de edición de emails y aplicaciones de videollamada.

Si tienes claro que quieres estudiar el ciclo formativo de Grado Medio en Gestión Administrativa para poder convertirte en un ayudante de oficina, ¡contáctanos hoy!