Cómo gestionar una flota de vehículos: lo que debes saber

Para transportar mercancías de uso interno o hacer llegar los productos o los servicios a los consumidores, las empresas suelen contar con su propio equipo motorizado. Pero, si este es demasiado amplio, la organización puede hacerse cuesta arriba. Si los negocios quieren asegurar que sus costes no se disparan, es necesario que sepan cómo gestionar una flota de vehículos, con todos los factores que ello supone. Con nuestro Curso de Vehículos Híbridos y Eléctricos podrás dedicarte profesionalmente a su administración y garantizar que responden a las necesidades comerciales. ¡Apunta los conocimientos básicos que te harán falta!

¿Por qué es importante la gestión de una flota de vehículos?

La gestión de una flota de vehículos, como cualquier otro aspecto relacionado con la logística, resulta elemental para el éxito de una empresa. No solo porque contribuye a que las entregas se realicen a tiempo, sino porque permite que las unidades móviles se vayan adaptando al volumen de negocio y ahorrar costes en los desplazamientos.

Lo más habitual es que se emplee un software especializado para saber dónde se encuentra cada vehículo y hacer estimaciones realistas sobre la llegada a su destino. Pero estos programas son únicamente un apoyo: las entidades suelen tener al menos a un profesional encargado de la revisión, administración y mantenimiento de los automóviles. Estos son los beneficios de contar con uno:

Ahorro de costes

La gestión eficiente de los vehículos ahorra una gran cantidad de dinero en combustible. Además, evita grandes gastos en mantenimiento, que será preventivo para sortear intervenciones mayores y más caras.

Reducción de emisiones

Acortando las distancias que los vehículos deben recorrer y planificando eficazmente sus desplazamientos, su huella de carbono disminuye. Si dominas lo que es y en qué consiste la logística verde, ya sabrás que es uno de sus principios fundamentales, que cada vez más empresas están incorporando a sus valores.

Incremento de la seguridad de los trabajadores

La organización de las flotas incluye el diseño de un plan de mantenimiento. De este modo, se cumple la normativa en seguridad, se evitan accidentes y, en definitiva, se protege a los empleados.

Mejora del servicio al cliente

¿A qué distancia se encuentra un transportista? ¿Cuándo llegará a su destino? Estas son la clase de preguntas a las que podrás responder como técnico responsable de la gestión de flotas. La información que se recibe es la que permite, por ejemplo, enviar un correo electrónico al cliente avisándole de una entrega.

Toma de decisiones inteligentes

Tener todos los datos anteriores sobre la mesa facilita decidir sobre aspectos que afecten al transporte, como si es necesario incrementar la cantidad de unidades o reforzar los desplazamientos en algún punto concreto de la geografía.

Cómo se gestiona una flota de vehículos

¿Cómo gestionar una flota de vehículos? Para empezar, hay que establecer un buen sistema de control con el que almacenar datos sobre el número de automóviles, su ubicación y las condiciones en las que se encuentran. A partir de ahí, se podrán llevar a cabo las siguientes actuaciones.

Monitorea los vehículos

Lo primero que las compañías tienden a hacer cuando se plantean cómo gestionar una flota de vehículos es implementar un software con tecnología GPS. De este modo, pueden obtener datos sobre el tiempo que cada transportista tarda en realizar una ruta y marcar mejores caminos para agilizar los desplazamientos.

Para sacarle todo el partido a estos programas, es común que los conductores tengan que rellenar un registro cada vez que realizan una entrega. Entre otros datos, se indica la identidad del conductor, el día en el que se ha llevado a cabo el desplazamiento y las horas que ha pasado en carretera.

Establece un plan de mantenimiento

Como señalamos al principio, diseñar un plan de mantenimiento no es una opción si se quieren evitar retrasos en las entregas, clientes insatisfechos y pérdidas económicas. Consiste en una estrategia para la revisión periódica de las distintas unidades, de manera que se mantengan siempre a punto y se minimicen los incidentes.

Como técnico, deberás asegurarte de que las reparaciones se realizan cuando deben en función del kilometraje y de otros datos como los últimos cambios de agua o aceite. También tendrás que garantizar que ningún vehículo lleva una carga inadecuada para sus características —por ejemplo, un peso excesivo que pueda suponer un riesgo—, y que los transportistas reciben una buena formación en seguridad vial.

Adquiere y/o renueva la flota

Como gestionar una flota de vehículos te llevará inevitablemente a la compra de nuevas unidades, mejor tener claro cómo hacerlo. Si el equipo de transporte es alquilado, deberás negociar las condiciones del contrato con la empresa responsable. Y, si vas a adquirir nuevos automóviles, será imprescindible que conozcas a fondo las características técnicas que harán falta, para lo que te resultarán útiles aspectos como aprender mecánica de coches.

Sea cual sea el caso, la compañía para la que trabajes tendrá que quitar los vehículos antiguos según la normativa legal vigente. También deberá llegar a acuerdos con los proveedores de combustibles, ya sean fósiles o eléctricos.

Gestiona a los conductores

Una vez que las empresas controlan la cantidad de activos con los que cuentan, pueden organizar mejor a sus conductores. Comprueban que cada uno tiene el horario más apropiado en función del punto en el que se encuentra y de su seguridad para que, por ejemplo, no sobrepase el número de horas de conducción permitidas según el Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana.

Los expertos en cómo gestionar una flota de vehículos también revisan que las entregas de los transportistas no se solapen. Asimismo, utilizan la retroalimentación que proporcionan para mejorar los desplazamientos y crean programas de recompensas para motivarlos a ser más eficientes.

Controla el coste y el ahorro en la gestión de una flota de vehículos

Lo que pretende la organización de los vehículos no es otra cosa que aumentar los beneficios de las empresas y reducir sus gastos. Por eso, los responsables de la gestión siempre tienen un ojo puesto en las finanzas. Esto implica desde elegir automóviles con un buen rendimiento hasta aconsejar a los transportistas sobre el método de conducción que menos gasta en combustible.

¡Especialízate en flota de vehículos!

Ahora ya sabes cómo gestionar una flota de vehículos para optimizar las operaciones de las empresas, pero, ¿cuál es el futuro de la logística del mañana? ¿Qué clase de unidades compondrán estos equipos próximamente?

Teniendo en cuenta la legislación que se está aprobando —como el acuerdo europeo para bajar las emisiones de CO2—, lo más probable es que los transportes menos contaminantes sean los protagonistas. Con el Curso de Vehículos Híbridos y Eléctricos de CEAC dispondrás de todos los conocimientos sobre ellos, así como de una doble titulación para respaldarlos: un diploma propio del centro y otro de la Universidad Católica de Murcia (UCAM). ¡Infórmate de los detalles!