Funciones del administrativo de una empresa: qué hace

De entre todos los elementos que componen el entrenado engranaje de cualquier empresa, el personal administrativo es probablemente uno de los más esenciales para que este funcione con la rigurosidad de un reloj. Sin embargo, todavía hay muchas personas que desconocen la relevancia de estos profesionales o confunden las funciones de administrativo con las de miembros de otras áreas. Para dar solución a esta problemática, en este artículo explicaremos en detalle cuáles son sus principales tareas y responsabilidades.

Además, recuerda que cursando la FP de Grado Superior en Administración y Finanzas de CEAC Formación Profesional Oficial estarás un paso más cerca de adentrarte a este campo profesional.

¿A qué se dedica un administrativo?

Un administrativo, tal y como lo entendemos en el contexto empresarial, es una figura clave que puede trabajar en una amplia variedad de sectores, desde la administración pública hasta el sector privado. Estos profesionales realizan una serie de funciones vitales para el buen funcionamiento de la empresa, que pueden ser tanto administrativas como de apoyo a otros departamentos.

Las funciones de administrativo abarcan desde la gestión de documentos hasta la comunicación con clientes o proveedores, tareas de contabilidad básica o coordinación de reuniones internas.

Aunque las tareas que ejercen son numerosas, hoy queremos centrarnos en las más importantes, es decir, aquellas que permiten que se mantenga el flujo de trabajo en cualquier organización. A continuación, vamos a desglosar las funciones clave que desempeñan los administrativos en una empresa.

Gestión de documentos

Cuando pensamos en un profesional de la administración, la primera de las funciones que asociamos a este habitualmente es la gestión de documentos. El administrativo se encarga de redactar, revisar, supervisar y archivar todo tipo de documentos: desde hojas de cálculo hasta recibos e informes.

En consecuencia, el administrativo debe ser capaz de crear documentos variados y, por lo tanto, contar con habilidades en software de procesamiento de texto y hojas de cálculo.

Comunicación con clientes

Los administrativos deben contar con buenas habilidades comunicativas, ya que otra de sus responsabilidades más comunes es la de ejercer como punto de contacto entre la empresa y los diferentes proveedores o clientes. Estos profesionales pueden encargarse de responder a llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos y mensajes para resolver consultas o facilitar información.

Gestión de suministros

Otra de las funciones de administrativo más frecuentes es la de gestionar los suministros de la empresa, realizando pedidos cuando estos estén a punto de acabarse y manteniendo un control de las existencias.

Entre estas labores se incluye también supervisar y coordinar el mantenimiento básico de los equipos de oficina y de los servicios técnicos para hacer reparaciones cuando sea preciso.

Labores de investigación

La parte más técnica del trabajo de un administrativo consiste en ejecutar tareas de investigación de información relevante para la empresa. Entre estas tareas se incluye la búsqueda de datos de mercado, investigaciones sobre la competencia o detección de tendencias en el sector.

Además de saber recopilar la información pertinente, también es importante que el administrativo sea capaz de analizar los datos, elaborar informes y presentaciones de una manera clara, concisa y atractiva.

Tareas de contabilidad

Los administrativos deben tener una buena base de conocimientos en el ámbito de las finanzas, ya que otra de las funciones de administrativo más cruciales consiste en la realización de tareas de contabilidad básica. Aunque las empresas cuentan casi siempre con profesionales específicos para gestionar las actividades financieras, en algunas organizaciones más pequeñas es posible que los administrativos asuman parte de esta carga de trabajo.

Colaboración en los Recursos Humanos

El administrativo está capacitado para prestar apoyo al departamento de Recursos Humanos de la empresa, realizando diversas tareas de gestión para agilizar los procesos internos de personal y de adquisición de talento.

Además, los administrativos también pueden ser responsables de mantener la confidencialidad de la información del personal, registrando debidamente la información pertinente, y de garantizar que se cumplan todas las políticas y regulaciones laborales.

Coordinación de eventos y actividades

Otra relevante función de los administrativos es la de organizar y ejecutar reuniones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en la empresa. Esto incluye una amplia gama de labores, como gestionar agendas, repartir información a todos los implicados, programar citas y alentar la participación de los trabajadores.

Las actividades a organizar pueden abarcar desde reuniones internas semanales o diarias hasta seminarios, conferencias, talleres y visitas guiadas.

Otras funciones de administrativo: el apoyo en la toma de decisiones

Por último, conviene destacar otra importante función derivada de las actividades diarias que efectúa este profesional. El administrativo se encarga de recopilar y presentar informes con datos cruciales para la directiva. Los líderes de las empresas se apoyan en esa información valiosa para tomar decisiones estratégicas que garantizan la continuidad de la empresa. Por lo tanto, las funciones de administrativo incluyen tomar parte en el proceso de coordinación empresarial.

¡Especialízate con una FP de Administración!

¿Te imaginas ejecutando las funciones de administrativo durante el resto de tu carrera profesional? Si la idea te entusiasma, es el momento de empezar a formarte para conseguirlo. En CEAC Formación Profesional Oficial impartimos la FP de Grado Superior en Administración y Finanzas, una formación 100% oficial y especializada en la que adquirirás todos los conocimientos y habilidades precisas para ejercer como administrativo en cualquier empresa.

Al tratarse de una FP MAX, obtendrás mucho más que una FP tradicional. Te apoyarás en nuestra metodología Learning by Doing, de enfoque práctico y orientada a la realidad laboral, y contarás con un cuadro docente compuesto por expertos en cada materia del programa, que te acompañarán durante todo el proceso de aprendizaje.

Supera todos los exámenes, completa los módulos obligatorios y recibirás un título 100% oficial y homologado. Con esta titulación, podrás trabajar como administrativo en empresas de todo el territorio nacional.

¿A qué esperas para empezar a estudiar y acceder al trabajo de tus sueños? Te ayudamos a conseguirlo con una preparación rigurosa, completa y de calidad. ¡Rellena el formulario de contacto para ampliar información!